Suksesi i organizatave, përfshirë dhe ato të biznesit, është i lidhur pazgjidhshmërisht nga cilësia e njerëzve në to. Dhe cilësia e njerëzve varet shumë nga cilësia e rekrutimit të punonjësve. Njerëzit e Burimeve Njerëzore, shpesh janë në fokus për plotësimin në kohë të personelit, cilësinë e të punësuarve, si dhe trajnimin dhe trajtimin e tyre. Në situatën aktuale rekrutimi dhe punësimi i talenteve është një sfidë, ndaj matja e përpjekjeve dhe arritjeve me treguesit kryesorë të performancës është një nevojë e ngutshme. Në shkimin këtu, me autore Shani Jay, do të gjeni disa tregues të rëndësishëm mbi rekrutimin që mund t'i përdorni në punën tuaj. Sepse nuk mund të përmirësoni diçka që nuk e matni! Lexim të këndshëm!     

   * * * * *

Organizata juaj mund të ketë strategjinë më të mirë të rekrutimit që i tejkalon të gjithë konkurrentët tuaj. Megjithatë, pa matur dhe monitoruar iniciativat tuaja të rekrutimit dhe pa identifikuar dhe korrigjuar rregullisht problemet, strategjia juaj bëhet e parëndësishme. Treguesit kryesorë e të duhur të performancës (KPI) së rekrutimit janë një mjet i paçmuar gjatë procesit të punësimit dhe më tej dhe ju ndihmojnë të përmirësoni vazhdimisht qasjen tuaj. Por, si e dini se cilët tregues kryesorë të performancës duhet të ndiqni në biznesin tuaj? 

Këtu do të shpjegojmë se çfarë janë treguesit kryesorë të rekrutimit dhe si të zgjidhni ato të duhurat për organizatën tuaj.

Cilat janë treguesit kryesorë të e rekrutimit?

Treguesit kryesorë të performancës janë treguesit strategjikë të lidhura me qëllimet afatshkurtra dhe afatgjata të një organizate. Ato i ndihmojnë punonjësit, menaxherët dhe drejtuesit e biznesit të kuptojnë se ku ndodhen aktualisht, çfarë duhet përmirësuar dhe veprimet që duhen ndërmarrë për të arritur këto qëllime. 

Organizatat i përdorin treguesit e rekrutimit për të matur në mënyrë specifike aktivitetet dhe rezultatet brenda procesit të rekrutimit. Ato shpesh paraqiten në shifra ose përqindje, duke siguruar që janë të qarta dhe të lehta për t'u kuptuar brenda Burimeve Njerëzore dhe në të gjithë biznesin. Treguesit kryesorë të rekrutimit mund të zbulojnë informacion të vlefshëm, duke përfshirë edhe koston për punësim, shkallën e pranimit të ofertave, shkallën e lëvizjeve gjatë vitit të parë dhe më shumë.

Treguesit kryesorë janë gjithashtu tregues, por ato janë treguesit më jetësore për organizatën tuaj dhe duhet të lidhen posaçërisht me qëllimet dhe objektivat e kompanisë. Ndërsa të gjithë treguesit kryesorë janë tregues, jo të gjithë treguesit  janë tregues kryesorë. Për shembull, një tregues rekrutimi do të ishte numri i kandidatëve që aplikojnë për një pozicion brenda organizatës suaj. Në krahasim, një tregues kryesor do të ishte numri i kandidatëve të kualifikuar që kalojnë shqyrtimin fillestar.

Një tregues kryesor i performancës së rekrutimit si ky, siguron që procesi i rekrutimit i shton vlerë organizatës dhe që ekipi i rekrutimit të marrë një kthim të shëndetshëm të investimit. 

Treguesit kryesor më të zakonshëm të rekrutimit

Le të hedhim një vështrim në disa nga treguesit kryesorë më të njohura të rekrutimit. Ato janë renditur pa ndonjë rend të veçantë.

1. Kosto për punësim

Kostoja për punësim lidhet me koston totale për të plotësuar një pozicion të lirë në organizatë. Kjo duhet të përfshijë të gjitha kostot, të tilla si:

• shpallja e vendeve të lira të punës në faqet e internetit,
• tarifat e referimit, kohën që ekipi i rekrutimit shpenzon për këtë qëllim,
• koha e intervistave dhe e integrimit në punë,
• dhe çdo trajnim të punonjësve dhe kosto të pajisjeve të reja. 

Ky tregues është i dobishëm sepse ju ofron një kuptim më të mirë të buxhetit tuaj total të rekrutimit. Gjithashtu ju mundëson të ulni kostot aty ku është e mundur dhe të punoni për mbajtjen e punonjësve, nëse është e nevojshme. Ju mund ta krahasoni këtë shifër (së bashku me të gjithë treguesit në këtë listë) me konkurrentët tuaj ose mesataren e industrisë. Në këtë mënyrë, do ta kuptoni më mirë performancën tuaj aktuale dhe fushat për përmirësim.  

2. Cilësia e burimit

A po i kërkon organizata juaj aplikantët nga një sërë faqesh pune, agjenci rekrutimi apo rrjetet sociale? Nëse po, a e dini se cili burim po ju jep kandidatët më të mirë? A ka ndonjë burim që ju sjell vazhdimisht kandidatë me cilësi të ulët? 

Matja e cilësisë së burimit (e njohur edhe si efikasitet i kanalit të furnizimit) mund t'ju ndihmojë të shihni se ku po i shpenzoni paratë tuaja dhe cilësinë e kandidatëve të sjellë përmes burimeve të ndryshme. Kjo ju mundëson të ndaloni së shpenzuari para në burime që nuk funksionojnë dhe t’i kaloni aty ku funksionojnë. Nga këtu, mund të ndërtoni një kanal të besueshëm që nxit të gjithë procesin tuaj të rekrutimit.  

3. Numri i kandidatëve të kualifikuar

Hapi i parë për këtë tregues është të përcaktohet se si duket një kandidat i kualifikuar për një pozicion specifik. Më pas, menaxherët e punësimit mund të plotësojnë një anketë për të përcaktuar nëse kandidatët që kalojnë nëpër procesin e përzgjedhjes janë të kualifikuar.

Si alternativë, mund të shikoni numrin e aplikantëve që ia dolën të kalonin shqyrtimin fillestar që menaxherët e punësimit donin t'i intervistonin. Tregues të tjerë, siç është raporti intervistë-punësim, do t'ju japin një ide se sa të kualifikuar janë kandidatët për pozicione specifike.

Ky tregues ofron një pasqyrë të vlefshme se sa efektive janë përpjekjet tuaja të gjetjes së burimeve në tërheqjen dhe lëvizjen e kandidatëve të kualifikuar përmes rrjetit tuaj të rekrutimit. Mungesa e kandidatëve të kualifikuar mund të tregojë cilësi të dobët të burimeve, përshkrime pune të pasakta ose mashtruese, ose një proces joefektiv shqyrtimi.

4. Cilësia e punësimit

Procesi i rekrutimit ka të bëjë me gjetjen e kandidatit më të përshtatshëm (dhe me performancën më të lartë) për rolin. Matja e cilësisë së punësimit ju tregon se sa efektiv është ekipi juaj në rekrutimin e kandidatëve të duhur për vendet e lira të punës. "Cilësia" zakonisht do të jetë specifike për organizatën tuaj dhe qëllimet për të cilat po punoni. Kjo është arsyeja pse është thelbësore të përcaktoni se çfarë do të thotë kjo në lidhje me punonjësit e rinj.

Për të matur këtë tregues, mund të vlerësoni disa faktorë, duke përfshirë shpejtësinë me të cilën punonjësi arrin produktivitetin e plotë dhe performancë të kënaqshme në punë, dhe sa mirë përshtatet ai me kulturën në organizatën tuaj. Gjithashtu, mund të vlerësoni se sa të kënaqur janë menaxherët e linjës me punonjësit e tyre të rinj, përmes një ankete për kënaqësinë e menaxherëve të linjës.

Të gjitha këto janë të vështira për t’u parashikuar përpara se një kandidat të fillojë punën. Megjithatë, me kalimin e kohës, do të jeni në gjendje të identifikoni modelet midis punësimeve me cilësi të lartë dhe atyre me cilësi të ulët. Njohuri të tilla ju japin një kuptim më të mirë nëse dikush mund të jetë i përshtatshëm për kompaninë tuaj apo jo.    

5. Koha për të punësuar

Koha e punësimit i referohet numrit të ditëve, duke filluar nga momenti kur një kandidat hyn në fazën e rekrutimit deri në ditën kur ai pranon një ofertë punësimi në organizatë. 

Ky tregues duhet të matet veçmas për secilin departament ose rol. Është thelbësor për të kuptuar se sa efikas është procesi juaj aktual i rekrutimit. Treguesi i kohës së punësimit ju mundëson të identifikoni çdo pengesë dhe të shkurtoni afatin kohor. Kjo është e rëndësishme, sepse kandidatët më të mirë shpesh punësohen brenda pak javësh. Për këtë arsye, duhet të bëni gjithçka që është e mundur për të shmangur humbjen e kandidatëve të tillë. Kjo do t'ju ndihmojë të rrisni cilësinë e punësimit dhe të zvogëloni kostot e përgjithshme të rekrutimit, në planin afatgjatë. 

Ndjekja e këtij treguesi do të jetë gjithashtu e dobishme për planifikimin ose punën sipas një afati kohor specifik. Kur e dini kohën mesatare që i duhet organizatës suaj për të punësuar një punonjës, mund ta përfshini këtë në afatin kohor kur zgjeroni ekipin për qëllime rritjeje ose kur filloni një projekt të ri. 

6. Shkalla e pranimit të ofertave

Pasi të keni gjetur, shqyrtuar dhe intervistuar kandidatë të kualifikuar dhe t'u keni ofruar atyre pozicionin, ju doni që ata ta pranojnë ofertën tuaj. Kandidatët që refuzojnë një ofertë mund ta bëjnë këtë sepse një konkurrent ofron kompensim ose përfitime më të mira, procesi juaj i intervistës ka qenë problematik në një farë mënyre, ose ekziston një problem lidhur me reputacionin e kompanisë suaj.

Sigurohuni që të ndiqni negociatat e kompensimit me kandidatët, për të vlerësuar nëse shifrat tuaja janë konkurruese dhe për t'i përshtatur ato me rrethanat. Monitoroni tregues të tjerë kryesorë të performancës, si koha për punësim për të përmirësuar shkallën e pranimit të ofertave tuaja.

Formula për të llogaritur shkallën e pranimit të ofertave është e thjeshtë: Numri i ofertave të pranuara / Numri total i ofertave.

7. Treguesi - Promovimi i kandidatit

Treguesi Promovimi i kandidatit i referohet përvojës së kandidatit me procesin tuaj të rekrutimit dhe sa të ngjarë ka që ata ta rekomandojnë organizatën tuaj te të tjerët, bazuar në këtë përvojë. Ndryshe, kjo tregon kënaqësinë e kandidatit me procesin tuaj të punësimit.

Për të matur këtë tregues, mund të anketoni të gjithë kandidatët (pavarësisht nëse janë të punësuar apo jo) dhe t'i pyesni se sa ata mund ta rekomandojnë organizatën tuaj, në një shkallë nga 1-10. Duke përdorur këtë shkallë, kushdo që përgjigjet nga 1-6 llogaritet si kritikues. Kushdo që përgjigjet 9 ose 10 është promovues (vlerësimi 7 dhe 8 duhet të injorohen). Zbritja e përqindjes së kritikuesve nga përqindja e promovuesve, dhe do të keni treguesin tuaj. Çdo gjë mbi 50% konsiderohet të jetë një rezultat i fortë.

Një tregues i lartë do t'ju japë një avantazh ndaj konkurrentëve tuaj, duke rritur përvojën e kandidatit dhe reputacionin e organizatës me kalimin e kohës, dhe do t'ju përforcojë si zgjedhja numër një për punësim në industrinë tuaj.

8. Shkalla e qarkullimit në vitin e parë

Sa më e lartë të jetë shkalla e qarkullimit të punonjësve, aq më shumë para shpenzon kompania juaj për rekrutim. Kur investoni para në procesin e rekrutimit, është e rëndësishme që këto të mos shkojnë dëm. Për më tepër, një shkallë e lartë qarkullimi të punonjësve tregon se punonjësit potencialisht nuk janë të kënaqur me rolet e tyre, nuk përputhen me kulturën e kompanisë ose kanë gjetur një pozicion më të mirë diku tjetër që është më i përshtatshëm për ta.  

Llogaritja e shkallës së qarkullimit të vitit të parë është një tregues i mirë për t’u matur, pasi tregon se sa punonjës janë larguar para se të përfundojnë një vit të plotë brenda organizatës. Nëse kjo shifër është e lartë, është thelbësore që të merrni kohë për të shqyrtuar të gjithë procesin e rekrutimit dhe integrimit, si dhe kulturën e kompanisë suaj. Do t'ju duhet të merrni reagime nga punonjësit aktualë dhe të mëparshëm, dhe të bëni përmirësime. Kjo do t'ju ndihmojë të ulni qarkullimin dhe të rrisni shkallën e mbajtjes, të ulni kostot e rekrutimit dhe të rrisni kënaqësinë dhe produktivitetin e punonjësve.

9. Ndikim negativ

Treguesi i fundit këtu është matja e ndikimit negativ. Ky tregues ju mundëson të identifikoni nëse ka një paragjykim në procesin tuaj të rekrutimit kundrejt një klase të mbrojtur (për shembull, kushti - 3 vjet eksperiencë e mëparshme). Nëse klasa e mbrojtur në fjalë punësohet me një normë më pak se 80%, kjo tregon se është i pranishëm një paragjykim. 

Për të matur këtë tregues, ndani shkallën e suksesit të aplikantit në dy grupe. Grupi A është klasa juaj e mbrojtur, ndërsa Grupi B është klasa juaj jo e mbrojtur. Më pas, pjestoni shifrën e Grupit A me shifrën e Grupit B, dhe kjo do t'ju japë rezultatin tuaj të ndikimit negativ. Ky numër do t'ju lejojë të shihni nëse duhet ta bëni procesin tuaj të punësimit më gjithëpërfshirës. Nëse po, atëherë mund të ndërmerrni hapat e nevojshëm për ta arritur këtë. 

Si të vendosni KPI-të e rekrutimit

Ja disa hapa të thjeshtë që mund të ndërmerrni për të vendosur dhe ndjekur treguesit e duhur të rekrutimit në organizatën tuaj. 

Merrni në konsideratë qëllimet e biznesit tuaj

Organizata të ndryshme do të duhet të zgjedhin tregues të ndryshëm, për t'u siguruar që ato përputhen me objektivat e brendshme të biznesit. Për shembull, nëse një nga objektivat e biznesit është ulja e shpenzimeve gjatë vitit të ardhshëm, monitorimi i kostos për punësim dhe bërja e përmirësimeve do të ishte thelbësor. Kur është e mundur, zgjidhni treguesit që shprehin përpjekjet e departamentit të Burimeve Njerëzore për të kontribuar në rezultatin përfundimtar, duke kursyer para, duke rekrutuar talente të nivelit të lartë dhe duke pasur një kthim të shëndetshëm të investimit.

Kini parasysh se treguesit do të ndryshojnë në varësi të industrisë, madhësisë dhe pozicionit tuaj në treg. Është gjithashtu e rëndësishme të theksohet se këta tregues mund të ndryshojnë me kalimin e kohës, ndërsa organizata juaj ndryshon dhe rritet. 

Zgjidhni treguesit e duhur të performancës

Një tregues i duhur dhe i mirë performance do të jetë specifik, i matshëm, i arritshëm, realist dhe i përcaktuar në kohë.

Për shembull, le të themi se vendosni të zgjidhni treguesin e qarkullimit të punonjësve në vitin e parë si tregues kryesor i performancës tuaj.

Hapi i parë do të ishte të specifikoni se çfarë po përpiqeni të arrini. Ndoshta synoni të ulni shkallën e përgjithshme të qarkullimit të stafit në të gjithë organizatën.

Më pas, duhet të përcaktoni se si do ta kuptoni kur e keni arritur qëllimin tuaj. Mund të synoni të ulni shkallën e qarkullimit të stafit në vitin e parë me 10%.

Pasi ta keni vendosur objektivin tuaj, është e rëndësishme të vlerësoni nëse është i arritshëm dhe nëse ka gjasa ta arrini atë. Nëse jo, krijoni një objektiv të ri që është më realist dhe ka më shumë gjasa që ta arrini.

Së fundmi, pasi të vendosni objektivin tuaj dhe të jeni të sigurt se mund të arrihet, caktoni një afat kohor se kur dëshironi ta arrini atë. Për shembull: “Ne synojmë të ulim shkallën e qarkullimit të vitit të parë me 10% brenda 12 muajve të ardhshëm”. Kështu, ky është një tregues kyç i performancës.   

Ndiqni treguesit tuaj të performances dhe ndërmerrni veprime

Pasi të keni zgjedhur treguesit tuaj kryesorë të performancës, hapi tjetër është të krijoni sisteme dhe procese për t'i ndjekur dhe raportuar ato në mënyrë efektive, si dhe të veproni mbi bazën e gjetjeve. 

Supozoni se zgjidhni cilësinë e burimit si një tregues kryesor performance. Nga kjo zbuloni se agjencitë e rekrutimit vazhdimisht po ju sjellin kandidatë me cilësi të ulët. Në këtë rast, mund të merrni në konsideratë reduktimin ose ndërprerjen e reklamave të vendeve të punës me agjenci të tilla. Nga ana tjetër, nëse zbuloni se mediat sociale, (për shembull, Linkedin), vazhdojnë të sjellin kandidatë me cilësi të lartë, mund të jetë koha për të rritur përpjekjet tuaja në këtë drejtim.

Treguesit e rekrutimit ju ndihmojnë të matni suksesin

Përzgjedhja e treguesve të duhur për organizatën tuaj, monitorimi i tyre dhe bërja e rregullimeve në përputhje me rrethanat janë hapa thelbësorë për t'u siguruar që ju të vlerësoni dhe përmirësoni vazhdimisht përpjekjet tuaja të rekrutimit. Zgjidhni me mençuri dhe demonstroni mprehtësinë e biznesit të ekipit tuaj duke treguar se si strategjitë dhe përpjekjet tuaja kontribuojnë drejtpërdrejt në qëllimet më të gjera të organizatës.